Работай, не выходя из дома! Рейтинг лучших операторов ЭДО на 2023 год

ЭДО – это электронный документооборот. Он в значительной степени ускоряет бизнес-процессы в компаниях и оптимизирует работу в целом. Оператор обеспечивает прозрачность документооборота, а также безопасность и защиту от взлома. Представляем вам рейтинг лучших провайдеров, которые занимаются эффективным и оптимизированным документооборотом.

Что такое электронный документооборот

Управление документами – это стратегическая дисциплина хранения, категоризации, совместного использования и организации вашей деловой информации для достижения ваших бизнес-целей. Итак, электронный документооборот относится к использованию компьютерного программного обеспечения или цифровой подачи документов, чтобы сделать этот процесс более эффективным. Оцифровывая бумажные документы и сохраняя их в облаке, вы сможете быстрее находить информацию, а также сделать ее более доступной для других, кому она может понадобиться, но электронный документооборот заключается не только в том, чтобы быть облачным.

Речь идет о стандартизации ваших бизнес-процессов, связанных с документами, и предоставлении четких рекомендаций по работе с документацией, чтобы вы могли быть готовы даже к чему-то вроде аварийного восстановления или предоставления информации для журналов аудита.

Когда у вас есть определенный план действий для каждого шага в вашем процессе управления документами или делопроизводством, вы можете быстрее решать проблемы, чаще внедрять инновации и принимать более эффективные решения.

Чтобы сделать все это возможным, системы управления документами предоставляют широкий спектр функций, в том числе:

• Внутренний поиск: сразу находите цифровые документы, вводя ключевые термины в удобной строке поиска;
• Коммуникация: централизуйте свои коммуникации в одном месте;
• Архивирование и извлечение: архивируйте и восстанавливайте важные документы по желанию;
• Контроль версий: изучите различные версии ваших документов;
• Метаданные: сегментируйте документы на основе обобщенной информации;
• Хранение и категоризация: классифицируйте свои документы на основе заданных критериев;
• Общий доступ к файлам: предоставляйте общий доступ к файлам соответствующим ключевым участникам и заинтересованным сторонам.

Почему онлайн-документооборот так важен для современных организаций?

В среднем команды тратят 5 часов в неделю на ожидание информации. Еще более удивительное исследование показывает, что примерно 8 из 10 сотрудников испытывают разочарование, когда они не могут получить доступ к цифровым документам, когда они им нужны.

Несмотря на то, что организации всегда имели дело с информацией, традиционный способ управления документами просто неэффективен. По мере роста вашего бизнеса возрастает необходимость организованно, безопасно и стратегически обрабатывать эти различные документы, что может стать настоящей проблемой.

Допустим, вы бухгалтерская фирма с 50 клиентами. Каждый месяц вы создаете 3 основных документа для каждого клиента:

• Бухгалтерский баланс
• Отчет о движении денежных средств
• Отчет о доходах

Это означает, что каждый месяц вы создаете 150 новых документов. Это 1800 документов в год. Представьте, что один из ваших клиентов проходит финансовый аудит и запрашивает балансовый отчет, который вы создали несколько лет назад. Поиск нужной информации в тысячах бумажных документов может занять месяцы, особенно если она случайно оказалась не в той папке или ящике. С другой стороны, система электронного документооборота может помочь вам определить конкретный баланс за считанные секунды. Мощь ЭДО заключается в ее способности быстро предоставлять информацию нужным людям в нужное время.

Лучшие практики по внедрению документооборота в вашем бизнесе

Рассмотрим особенности:

1. Внедрить контроль и регулирование документооборота. Под контролем и регулированием документов понимается создание конкретных правил и руководств, которым ваша команда должна следовать при работе с организационной информацией, включая проверку и утверждение документов, обеспечение качества и процедуры безопасности, такие как соответствие нормативным требованиям. Эти правила позволят предотвратить возможные ошибки при управлении важнейшими документами, а также поддерживать ваши стандарты качества на протяжении всего процесса.
2. Предотвращение случайных утечек данных и несанкционированного доступа. Управление конфиденциальными документами онлайн сопряжено с некоторыми рисками. Поскольку вы храните конфиденциальную информацию в облаке, ваши документы более доступны для конкурентов и хакеров. Вот почему вам необходимо внедрить правильные меры безопасности документов, чтобы защитить вашу информацию и убедиться, что только нужные люди могут получить к ней доступ, в том числе:

• • Настройка уровней разрешений: установите уровни разрешений и определите, что конкретные члены команды могут или не могут делать с вашими документами;
  • Использование защищенной платформы: используйте платформу, которая отвечает даже самым строгим стандартам безопасности в вашей отрасли;
  • Резервное копирование критически важной информации: регулярно создавайте резервные копии для наиболее важных документов.

3. Постоянно проверяйте историю изменений. По мере роста вашего бизнеса вы будете иметь дело с различными версиями ваших документов. Это особенно верно для предприятий, которые создают новые документы на постоянной основе (например, агентство контент-маркетинга, которое производит контент для клиентов). Вам необходимо убедиться, что выбранная вами DMS позволяет просматривать полную историю вашей информации и визуализировать, кто какие изменения вносил и когда. Таким образом, вы можете получить больший контроль над изменениями в документах и быстро восстановить старые версии, если они вам понадобятся.
4. Стандартизируйте процедуры хранения документов. Наличие огромной базы данных информации может привести к некоторым проблемам, таким как усложнение быстрого поиска конкретных документов или увеличение затрат на облачное хранилище. Стандартизация процедур хранения документов может помочь вам решить эти проблемы.

На что следует обратить внимание при выборе системы управления документами?

Уделите внимание следующим факторам:

• Облачное хранилище. Является важной функцией, потому что оно помогает хранить намного больше информации при незначительной стоимости физического хранилища. Это одна из причин, по которой почти 80% рабочих нагрузок вскоре будут перенесены в облако.
• Управление документами. Контроль документов является важным шагом для надлежащего управления вашими документами в Интернете. В противном случае у вас будут проблемы с управлением проектом и регулированием. Прежде чем выбрать конкретное программное обеспечение, убедитесь, что оно предлагает правильные функции управления документами.
• Бесшовная интеграция. Современные организации используют множество различных инструментов и приложений для своей повседневной деятельности. Для правильного управления документами и информацией вам нужна система, которая объединяет все ваши приложения и инструменты в одном месте. Когда все ваши документы находятся в центральном хранилище, контролировать ваши документы и обеспечивать соответствие становится проще.
• Расширенная автоматизация. Согласно недавнему исследованию, почти 3 из 10 видов деятельности в 60% всех профессий полностью автоматизированы. Управление документами, безусловно, является «автоматизируемым» видом деятельности.
• Интегрированное создание документов. Чтобы получить максимальную отдачу от вашей информации, вы должны привести свои документы в соответствие с вашими бизнес-целями.

Вот почему любая ЭДО должна предоставлять вам не только возможности управления проектами, которые помогают вам хранить документы и управлять ими, но и возможность фактически создавать новые документы изначально на той же платформе.

Лучшие операторы ЭДО

Это эффективное сочетание рабочего процесса, совместной работы в команде и управления документами, которое легко выбрать, но убедитесь, что вам нужны все эти возможности, так как их цена довольно высока.

Плюсы: надежная экосистема сторонних интеграций, высоко настраиваемые рабочие процессы.

Это надежная система управления документами с мощным набором основных функций. Исключительные возможности оформления и мощные возможности импорта документов и полей данных.

Обеспечивает более быстрое реагирование и более точное принятие решений в каждой точке взаимодействия с клиентами. Автоматически сохраняет отредактированные документы как новую версию и всегда контролирует историю документов.

Это решение для управления документами, предназначенное в основном для творческих компаний, поэтому оно фокусируется на больших файлах, таких как изображения и видео. В этом отношении оно обладает богатым набором функций, хотя, если вы хотите действительно насладиться его полным спектром, вам нужно выбрать самый высокий ценовой уровень. Включает инструменты для комментариев и утверждения, которые инициируют цикл обратной связи с клиентами. Позволяет легко получать файлы от клиентов с помощью функции восходящей связи.

Это портальное решение нового поколения для управления файлами и общего доступа к ним. Основное внимание уделяется улучшенным рабочим процессам, мощному распознаванию текста, а также улучшенному поиску и безопасности. Удобное универсальное решение для безопасного хранения деловых документов и файлов, управления ими и совместного использования.

Это комплексное решение для управления файлами с надежными функциями соответствия требованиям и хранения. Обновленный пользовательский интерфейс упрощает поиск, независимо от того, с какого устройства или платформы вы к нему обращаетесь.

Эффективное сотрудничество и административный контроль.

Локальное или облачное программное обеспечение предлагает управление документами для малого и среднего бизнеса корпоративным организациям, стремящимся оптимизировать свой бизнес и процессы, требующие много документов, с помощью автоматизации документооборота, которая включает в себя электронную подпись, отправку форм и соответствие требованиям.

Интегрируйте программное обеспечение для управления документами с существующими программными решениями сторонних производителей для автоматизации рабочих процессов, облегчения поиска данных, устранения избыточного ввода данных и обеспечения целостности данных во всех системах, независимо от отрасли или отдела. Сильна в управлении файлами PDF, а также во вводе форм и экспорте документов.

Обеспечивает впечатляющие рабочие процессы документооборота и интеграцию с популярными поставщиками облачных хранилищ, которыми уже пользуется большинство предприятий малого и среднего бизнеса. Удобные рабочие процессы просты в настройке. Мощные возможности интеграции с облачным хранилищем. Составьте карту и автоматизируйте неограниченное количество бизнес-процессов.

Достаточно универсален для удовлетворения потребностей в сборе данных. Программное обеспечение помогает предприятиям оптимизировать процесс управления контрактами и автоматизировать рабочие процессы. Приложение может быть настроено в соответствии с требованиями различных типов бизнеса. Помогает автоматизировать рабочие процессы, объединяя бумажные и цифровые документы в единую базу данных.

Программное обеспечение предлагает настраиваемые шаблоны отчетов для удовлетворения бизнес-требований различных отраслевых сегментов, включая здравоохранение, образование и профессиональные услуги. Функция уведомления в режиме реального времени помогает заинтересованным сторонам отслеживать этапы контракта, такие как прекращение действия контракта и крайний срок продления.

Редакция сайта topsov желает Вам приятного выбора!